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Tipps für Arbeitgeber bei der betrieblichen Urlaubsplanung

Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten, desto anspruchsvoller wird die Urlaubsplanung: Schulferien, betriebliche Belange, Resturlaub - vieles muss vom Arbeitgeber berücksichtigt werden, damit jeder zu seiner Erholungszeit kommt. In einem ersten Teil hat die D.A.S. Rechtsschutzversicherung bereits die Besonderheiten des Betriebsurlaubs zusammengefasst. Im zweiten Teil werden die rechtlichen Hintergründe erläutert, die der Chef eines Betriebs bei der laufenden Urlaubsplanung beachten muss.

"Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub." - so steht es im 1. Paragraphen des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Wie und wann der Urlaubsanspruch jedes einzelnen Mitarbeiters im Betrieb jedoch erfüllt wird, damit alle zu ihrem Recht auf Erholung kommen - das muss der Vorgesetzte bzw. der für das Personal verantwortliche Mitarbeiter organisieren. "Hier ist oft viel Fingerspitzengefühl, Flexibilität und Rücksichtnahme gefordert", weiß die Rechtsexpertin der D.A.S. Rechtsschutzversicherung, Anne Kronzucker.

Organisation ist alles

Je mehr Mitarbeiter, desto anspruchsvoller die Urlaubsregelung. Daher empfiehlt sich ein freiwilliger Urlaubsplan, der einen Einblick in die Jahresplanung gewährt und für alle einsehbar ist. Ist die Liste voll, hat der Chef das letzte Wort - allerdings muss er dabei die Wünsche seiner Angestellten zu Urlaubsdauer und -zeitpunkt berücksichtigen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Dazu gehört zum Beispiel, dass Eltern schulpflichtiger Kinder eine Art "Vorrecht" zugebilligt bekommen, ihren Urlaub in den Schulferien des jeweiligen Bundeslandes zu nehmen, da sie sonst nicht verreisen können. Dies hat das Amtsgericht Frankfurt a. M. bestätigt (Az. 9 Ga 191/01). Auch der berufstätige Ehepartner, die Dauer der Betriebszugehörigkeit, Alter und Erholungsbedürftigkeit spielen bei der Urlaubsvergabe eine Rolle, dazu wichtige Gründe wie Familienfeiern oder Angehörige im Ausland.

"Das bedeutet freilich nicht, dass Kollegen ohne schulpflichtige Kinder niemals im August frei nehmen dürfen", ergänzt die D.A.S. Juristin. "Ein offenes Gespräch mit den Betroffenen kann bei widerstreitenden Interessen oft am schnellsten Abhilfe schaffen!" Unter Umständen lässt sich auch eine Dauerregelung treffen: So nutzen beispielsweise Angestellte mit Familie abwechselnd die Pfingst- und Sommerferien. Dann haben zumindest auf längere Sicht alle die Chance, einmal im Hochsommer zu verreisen.

Ist eine Einigung trotz aller Bemühungen nicht möglich, entscheidet der Arbeitgeber, ggf. gemeinsam mit dem Betriebsrat. In besonders schwierigen Fällen kann sogar eine so genannte "Einigungsstelle" geschaffen werden. Dies ist eine Art Schiedsgericht aus Betriebsrat, Mitarbeitern und einem Unparteiischen (§ 76 BetrVG).

Auch wenn die Urlaubsplanung Aufwand bedeutet - der Vorgesetzte muss so frühzeitig entscheiden, dass den Mitarbeitern ausreichend Zeit für Planung und Buchung bleibt.

Wie viel Urlaub am Stück?

Je länger Mitarbeiter im Unternehmen fehlen, desto schwieriger ist oft die Vertretung. Dennoch haben Arbeitnehmer ein Recht auf einen möglichst zusammenhängenden Urlaub (§ 7 Abs. 2 BUrlG). Dabei beträgt das Minimum zwölf aufeinanderfolgende Werktage - vorausgesetzt der Urlaubsanspruch umfasst mehr als zwölf Tage. "Will also ein Arbeitnehmer mit entsprechendem Urlaubsanspruch fünf Wochen lang Urlaub in den USA machen, ist dies grundsätzlich zu genehmigen - es sei denn, es stehen dringliche betriebliche Gründe entgegen oder Umstände, die in der Position des Mitarbeiters begründet liegen", erklärt die D.A.S. Rechtsexpertin. Ist beispielsweise eine IT-Umstellung geplant, sollte der technische Leiter zu diesem Zeitpunkt vor Ort und nicht in Florida sein.

Betriebliche Gründe vor Urlaubsanspruch?

Beliebte Urlaubsziele müssen manchmal bis zu einem Jahr im Voraus gebucht werden. Leider halten sich wirtschaftliche Erfordernisse nicht immer an Zeitpläne. Erhält zum Beispiel ein Unternehmen kurzfristig einen großen Auftrag und der dafür zuständige Mitarbeiter würde gerade zu dieser Zeit in den Süden fliegen oder liegt bereits am Strand, dann kann der Chef um Verschiebung oder Abbruch des Urlaubs bitten. "Aufgrund betrieblicher Notwendigkeiten kann der Chef in der Regel jedoch keinen Urlaubsabbruch des Arbeitnehmers erzwingen", erläutert die D.A.S. Juristin. "Dies wird nur von wenigen Juristen und Gerichten und selbst dann nur bei Existenzgefährdung des Betriebes für zulässig gehalten. Allerdings muss der Arbeitgeber dann dem Mitarbeiter die entstehenden Kosten für Stornierung, Hotel und Rückreise ersetzen." Ansonsten ist ein "Rückruf" gesetzlich nicht erlaubt, selbst wenn er vertraglich vereinbart wurde (BAG, Az. 9 AZR 405/99). Auch ein einseitiger Widerruf des erteilten Urlaubs vor dessen Antritt ist grundsätzlich nicht möglich und kann allenfalls in betrieblichen Notfällen vorgenommen werden. Arbeitnehmer müssen grundsätzlich nicht im Urlaub ständig für ihren Arbeitgeber erreichbar sein.

Resturlaub

Grundsätzlich müssen Angestellte ihren gesamten Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Wurden jedoch Ferien wegen betrieblicher Gründe oder einer längeren Krankheit verschoben, ist das nicht immer realistisch. Gemäß § 7 Abs. 3 des BUrlG kann der Resturlaub auf die ersten drei Monate des Folgejahres (bis 31.3.) übertragen werden. Anschließend erlischt der Anspruch auf diese "alten" Erholungstage. Nehmen aber alle Mitarbeiter ihren Resturlaub während dieser Zeit, kann es im Unternehmen wieder eng werden. Dessen ungeachtet darf der Vorgesetzte den Resturlaub während der gesetzlich vorgeschriebenen Übergangszeit nicht einfach verweigern. Ohne betriebliche Notlage haben die Betroffenen unter Umständen sogar Anspruch auf Schadensersatz. "Um derartige Konfliktfälle in Urlaubsfragen zu vermeiden, kann es lohnend sein, gemeinsam mit der Belegschaft schriftlich eine längere Übertragungszeit für Resturlaub zu vereinbaren", rät D.A.S. Expertin Anne Kronzucker.

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Die D.A.S. ist Europas Nr. 1 im Rechtsschutz. Gegründet 1928, ist die D.A.S. heute in 16 europäischen Ländern und in Südkorea aktiv. Die Marke D.A.S. steht für die erfolgreiche Einführung der Rechtsschutzversicherung in verschiedenen Märkten. Elf Millionen Kunden vertrauen der Marke D.A.S. und ihren Experten in Fragen rund ums Recht. 2009 erzielte die Gesellschaft Beitragseinnahmen in Höhe von 1,1 Mrd. Euro.
Die D.A.S. ist der Spezialist für Rechtsschutz der ERGO Versicherungsgruppe und gehört damit zu Munich Re, einem der weltweit führenden Rückversicherer und Risikoträger. Mehr unter www.das.de

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